Kasse - Belege

Jedem Team steht eine Girocard zur Verfügung. Das ist unsere favorisierte Zahlungsmethode. Die Karte erhältst du von der Campleitung.
Der Einkäufer trägt Sorge dafür, dass er eine vernünftige Quittung erhält. Erinnere Einkäufer ggf. daran.

Beschriften von Belegen

Wenn der Beleg bei dir ankommt, notiere den Grund des Einkaufs anhand der Übersicht in dem OC-Ordner. 

• Kids
• Verpflegung Mitarbeiter
• Medizinische Versorgung / Hygiene
• Night-Out
• Gastfamilienparty
• Selbstversorger
• Camp Materialien (Details siehe Belege-Sammel-Hülle)
• Camp Bedarf (Details siehe Belege-Sammel-Hülle)

Vermerke das Kürzel des Einkäufers für eventuelle Rückfragen. Ich muss nicht wissen, wessen Girocard benutzt wurde. 

Hinweis: Es ist nicht notwendig, einen extra Beleg je angegebenem Bereich zu erhalten. Die Gründe dürfen “vermischt” sein, sofern sie farblich markiert und beschriftet werden. Pfandrückgaben dürfen ebenfalls verrechnet werden.  

Zusammenfassung: So funktionieren Einkäufe und Belege.  

Night-Out und GaFa-Party

Bei Night-Out und Gastfamilienparty (Gafa-Party) braucht es einen Bewirtungsbeleg. Dort listest du auf, wer bewirtet wurde. Damit es einfacher wird, gibt es auch dafür ein Formular im OC-Ordner. Dieses reichst du am Ende der Woche gemeinsam mit den Belegen ein.  

In manchen Fällen kommt es vor, dass kein Bewirtungsbeleg ausgestellt werden kann (z.B. in Dönerläden). In diesem Fall muss zusätzlich zu dem normalen Kassenzettel der Bewirtungsbeleg aus dem OC-Ordner ausgefüllt werden.  

Bei der Night-Out übernimmt CAMISSIO die Kosten für Angestellte, Campleiter und BFDler. Die Namen dieser Personen müssen demnach auf dem Bewirtungsbeleg vermerkt werden. 

Falls in der jeweiligen Campwoche eine Gastfamilienparty stattfindet:  

Für die Gafa-Party genügen Familiennamen der Gastfamilien. Gastgeber ist CAMISSIO. Die Gemeinden zahlen die Pizza für ihre Helfer. Vereinzelt kommt es vor, dass das Essen für die Helfer über CAMISSIO abgerechnet wurde. Der Partner muss in diesem Fall in Kenntnis darüber gesetzt werden, dass er eine Rechnung erhält (sprich mit deiner Campleitung). Schreibe in diesem Fall eine E-Mail an buchhaltung@dzm.de, damit es der Gemeinde in Rechnung gestellt wird. Erwähne darin den Camport, den Betrag und die Info “Partner ist über die Rechnungsstellung informiert”. Notiere ebenfalls auf dem Beleg, wie viel des Betrags für die Helfer gezählt wird. 

Tanken

Beim Tanken der Autos wird die Auto-spezifische DKV-Tankkarte aus dem Handschuhfach verwendet.  

Sollte diese fehlen oder nicht funktionieren, wird die Girocard verwendet. 

Beim Zahlen mit DKV Karte sind alle notwendigen Infos bereits auf dem Beleg vorhanden. Wurde mit Girocard gezahlt, muss auf der Quittung das Kennzeichen des betankten Autos notiert werden. 

Fehlender Beleg

Manchmal wird kein Beleg ausgestellt, er wird vergessen oder geht verloren. Dafür gibt es den Vordruck "Fehlender Beleg". Bitte notiere so viele Informationen darauf, wie dir einfallen. Je mehr um so besser.  

Dazu gibt es hier das Dokument Fehlender Beleg. 

Barzahlung

Wenn keine Kartenzahlung möglich ist, nimm Bargeld aus der Campkasse. Wenn dort kein Bargeld drin ist, hast du zwei Möglichkeiten: 

1. Schau in die Shopkasse. Wenn dort genügend Geld drin ist (über die 100€), nimm es raus und schreibe einen Einzahlungsbeleg in die Campkasse (Einlage aus Shopkasse). Zudem notierst du es in der Campkassen-Liste.

2. Du kannst Geld mit der Girocard abheben. Bitte schreibe auch dafür einen Einzahlungsbeleg. Zudem notierst du es in der Campkassen-Liste.

Wichtig: Bitte notiere auf allen Vorlagen das Datum des Einkaufs/der Einzahlung. Du findest diese Vorlagen im OC-Ordner. 

Musst du eine Barzahlung tätigen und dies ist nicht möglich, informiere das Backoffice. 

Privat gezahlt

Sollten Einkäufer privat in Vorleistung treten, checke, dass sie ihr Geld zügig aus der Campkasse zurückerhalten. Ist das nicht möglich, sende den Beleg samt komplett ausgefüllter Monatsabrechnung an das Backoffice oder per Mail an buchhaltung@dzm.de (inkl. Foto des Belegs im Anhang). Angestellte der dzm können dir die Monatsabrechnung erklären. Oder du fragst Michaela.

To-Do am Ende der Campwoche

Die Campwoche ist beendet und du hast die Kassen abgestimmt (siehe Leitfaden Campkasse / Bargeld)? 

Achte darauf, dass du zum Ende der Campwoche auch einen Entnahme-Beleg ausgefüllt hast. 

Bitte verstaue alle für das Backoffice relevanten Belege/Nachweise in dem vorbereiteten Umschlag. Schau dir die “Checkliste Belege an” und hake ab, was du schon erledigt/eingepackt hast. (Die Liste kann auch gern mit in dem Umschlag). Falls in dieser Woche ein Unfall geschehen ist (Schaden an PKW oder fremden Eigentum) muss die Schadensmeldung hinzugefügt werden. 

Tipp: Da der Kassenabschluss einer der letzten To-dos beim Abbau des Camps sind, lohnt es sich, eine extra Tüte bereitzulegen. Dort packst du den Kassenorder, Stifte, Kreppband hinein. So kann der LKW unabhängig davon gepackt werden. Die Kasse selbst wird in einem der Autos verstaut.